第一章 總 則
第一條 為適應(yīng)工作的需要，逐步實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》(中辦發(fā)[1996]14號(hào))和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[2000]23號(hào))以及其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校、學(xué)院實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 本院的公文是學(xué)院管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理包括公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、少而精的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。公文由學(xué)院黨政綜合辦公室行政秘書統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。
第五條 學(xué)院黨政綜合辦公室(以下簡稱綜合辦)是學(xué)院公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管全院公文處理工作。
第二章 公文種類
第六條 本院公文種類主要有：
(一)決議適用于經(jīng)院黨政聯(lián)席會(huì)、教代會(huì)等重要會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。
(二)決定適用于對(duì)學(xué)院重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出決策和安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門及人員等。
(三)意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(四)通告適用于一定范圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(五)通知適用于發(fā)布規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文，傳達(dá)要求下級(jí)部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，建立或變動(dòng)組織機(jī)構(gòu)、任免和聘用干部。
(六)通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者交流重要情況。
(七)報(bào)告適用于向?qū)W校匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)學(xué)校的詢問。
(八)請(qǐng)示適用于向?qū)W校請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)適用于答復(fù)本院所屬部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(十)規(guī)定適用于對(duì)特定范圍的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。
(十一)函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十二)會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)單位和印 發(fā)日期等部分組成。
(一)發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、順序組成。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)，其中院黨委、院行政聯(lián)合行文，只標(biāo)明院黨委的發(fā)文字號(hào)。
(二)上行文應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人或會(huì)簽人姓名。其中，“請(qǐng)示”、“意見”(指請(qǐng)示性的意見)應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話，聯(lián)系人一般為本單位經(jīng)辦負(fù)責(zé)人。
(三)公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，如“園藝學(xué)院關(guān)于……的通知”。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(四)主送機(jī)關(guān)，指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(五)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文下空一行后另起一行空兩格標(biāo)識(shí)“附件”。附件如有序號(hào)應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如，“附件：1．××××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件首頁左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件首頁左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。
(六)印章。公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)加蓋印章。加蓋印章的公文不再署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。用印位置應(yīng)上不壓正文，下壓成文日期。
(七)當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的方法解決。
(八)成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。特殊情況署印發(fā)日期。黨委的公文的成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，學(xué)院的公文的成文日期用漢字標(biāo)識(shí)。
(九)公文如有附注，應(yīng)當(dāng)加圓括號(hào)標(biāo)注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，空一行后另起一行空兩格標(biāo)注。
(十)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞的標(biāo)注應(yīng)在分析全文的基礎(chǔ)上正確選定能夠全面揭示文件主題的詞，一般按類別詞、類屬詞、內(nèi)容、文種的順序選擇3～5個(gè)詞組排列，詞目間有一個(gè)字的空格。
(十一)公文如有抄送，應(yīng)在主題詞下一行空一格標(biāo)識(shí)“抄送”，抄送機(jī)關(guān)用“，”隔開并在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十二)公文印發(fā)日期以公文付印的時(shí)間為準(zhǔn)。
(十三)公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米)，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。
(十四)公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，按學(xué)院綜合辦參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》制作的公文格式樣式執(zhí)行。
第八條 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)(版頭)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
(一)本院公文版頭的主要形式及適用范圍：
1、“中共西北農(nóng)林科技大學(xué)園藝學(xué)院委員會(huì)文件”
用于學(xué)院黨委發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署；向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)和批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請(qǐng)示；任免干部；通知重要事項(xiàng)以及以學(xué)院黨委名義發(fā)布的其他事項(xiàng)。以“園藝黨[××××]××號(hào)”的形式編號(hào)并歸檔。
2、“西北農(nóng)林科技大學(xué)園藝學(xué)院文件”
用于學(xué)院行政傳達(dá)貫徹上級(jí)機(jī)關(guān)的方針、政策、指示，部署全院性工作；批轉(zhuǎn)有關(guān)行政部門的涉及全局、有指導(dǎo)意義的文件；發(fā)布重要決定；人事任免；向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，報(bào)告工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)詢問；以及必須以學(xué)院名義發(fā)布的事項(xiàng)。以“園藝字[××××]××號(hào)”的形式編號(hào)并歸檔。
(二)學(xué)院黨委、行政聯(lián)合行文，應(yīng)當(dāng)用院黨委的版頭。
第四章 行文規(guī)則
第九條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用，堅(jiān)持少而精。凡能通過當(dāng)面協(xié)調(diào)或者利用現(xiàn)代通信和技術(shù)手段等方式解決的事項(xiàng)，不要行文；凡是已發(fā)過文件的不再重復(fù)發(fā)文；對(duì)可發(fā)可不發(fā)的文件，堅(jiān)決不發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，要提出切實(shí)可行的貫徹意見和具體要求，否則，不能行文。
第十條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。
(一)院黨委、院行政對(duì)院屬各部門、各單位行文，并向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告工作。
(二)學(xué)院內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除院黨政辦外，各系、所不得以部門名義向院屬各部門、各單位制發(fā)政策性、法規(guī)性的公文；不得代替學(xué)院審批下達(dá)應(yīng)當(dāng)由學(xué)院審批下達(dá)的事項(xiàng)；不得對(duì)外制發(fā)正式公文，與相應(yīng)的校外機(jī)關(guān)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時(shí)，只能以信函的形式行文。
(三)涉及學(xué)院行政工作的重大事項(xiàng)，院黨委與院行政可以聯(lián)合行文。院黨委、院行政一般不與其他院級(jí)機(jī)構(gòu)聯(lián)合行文。其中院黨政辦一般不與其他平行部門聯(lián)合行文。
第十一條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；應(yīng)當(dāng)逐級(jí)請(qǐng)示；應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)部門，需要同時(shí)送其他部門和單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位。
第十二條 “報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)求事項(xiàng)，對(duì)“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的公文，收文機(jī)關(guān)可不予答復(fù)。
第十三條 “意見”既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作為上行文，應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理；上級(jí)部門應(yīng)作出處理或予以答復(fù)。
第十四條 不得以學(xué)院的名義向校領(lǐng)導(dǎo)直接報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”，應(yīng)當(dāng)送學(xué)校黨政辦按規(guī)定程序辦理。
第五章 發(fā)文辦理
第十五條 發(fā)文辦理指以本院名義制發(fā)公文的過程，一般包括草擬、核稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第十六條 文稿的撰擬。
撰擬公文首頁統(tǒng)一使用院黨政辦印制的“園藝學(xué)院文件擬稿紙”。撰擬公文應(yīng)做到：
(一)內(nèi)容符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及其他規(guī)定，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清晰，表述精確，文字精練，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。
(三)文種、格式使用正確。
(四)人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。使用簡稱的，應(yīng)在首次使用全稱并注明簡稱。
(五)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1．"，第四層為“(1)”。
(六)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(七)公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字及行政公文的成文日期必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第十七條 公文的簽發(fā)程序如下：
(一)審核
1、以學(xué)院名義制發(fā)的公文，在送院主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，先由主辦部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核并簽名后報(bào)院黨政辦審核。
屬下列情況之一的，不以學(xué)院名義行文：
(1)領(lǐng)導(dǎo)同志講話；
(2)無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的；
(3)未協(xié)商或者雖經(jīng)協(xié)商但意見不一致的；
(4)其他不應(yīng)當(dāng)行文的。
(二)簽發(fā)
1、文稿經(jīng)院黨政辦審核后，以學(xué)院名義制發(fā)的上行文，由學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以學(xué)院名義制發(fā)的下行文或平行文，由學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)或由主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的其他院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽名、寫明時(shí)間。
第十八條 公文經(jīng)簽發(fā)后，按以下程序辦理：
(一)登記。綜合辦行政秘書對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行登記，確定發(fā)文字號(hào)、印制份數(shù)等。
(二)打印。以學(xué)院名義發(fā)文，由辦公室打印。
(三)復(fù)核。公文正式印制前，需對(duì)公文清樣進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。其中以學(xué)院名義制發(fā)的公文執(zhí)行“三校”制度。
一校由公文草擬者負(fù)責(zé)，校對(duì)的重點(diǎn)是：對(duì)修改后公文的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否有錯(cuò)誤，公文內(nèi)容是否符合行文原意等，起草者校對(duì)后，在發(fā)文擬稿紙上簽名；
二校由院綜合辦相關(guān)秘書負(fù)責(zé)，校對(duì)重點(diǎn)是：公文文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否有錯(cuò)，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，公文格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等，校對(duì)后簽名；
三校由辦公室主任進(jìn)行，重點(diǎn)是：對(duì)公文進(jìn)行全面復(fù)核。經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)按程序復(fù)審。
(四)繕印及用印。文件印刷完畢，經(jīng)行政秘書再次核對(duì)無誤后，加蓋公章，并予以分發(fā)。
第十九條 全面實(shí)行院內(nèi)公文的網(wǎng)上發(fā)布和無紙化傳遞。綜合辦只需印制少量文件，用于歸檔或向外報(bào)送。對(duì)院外單位的行文仍以紙質(zhì)形式發(fā)送，秘密公文及人事、紀(jì)監(jiān)等方面的某些特殊文件按有關(guān)規(guī)定仍以紙質(zhì)形式發(fā)送。
第二十條 向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示，行政秘書應(yīng)負(fù)責(zé)催辦。
第六章 收文辦理
第二十一條，收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、批辦、分送、傳閱、承辦和催辦等程序。
第二十二條 學(xué)院收文包括：上級(jí)機(jī)關(guān)通過郵局或委托人寄送或參加會(huì)議帶回學(xué)院的各種公文件；學(xué)院各系、所、中心提交的書面請(qǐng)示、報(bào)告、函件等。
學(xué)院綜合辦收文辦理程序如下：
(一)簽收。學(xué)院收文，一律由綜合辦行政秘書簽收。包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的公文，上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)給學(xué)院的重要公文，或?qū)W院派出參加有關(guān)會(huì)議的人員帶回的重要文件材料，應(yīng)先送綜合辦行政秘書處，納入收文辦理程序。
(二)登記。行政秘書分類分項(xiàng)登記并填附“公文處理單”。
(三)擬辦。上級(jí)來文中的“辦件”，送辦主任提出擬辦意見，送院領(lǐng)導(dǎo)批示；不需辦理的“閱件”，提出傳閱范圍。
擬辦的主要原則：
1、重要文件，批呈書記、院長閱示。
2、業(yè)務(wù)文件，按職責(zé)分工，批呈分管院領(lǐng)導(dǎo)閱示(其中屬重要工作、重要情況，要同時(shí)復(fù)印呈送院黨政主要領(lǐng)導(dǎo)閱知)。
3、具體事務(wù)性文件，批轉(zhuǎn)有關(guān)系、所閱辦。
(四)分送。院綜合辦行政秘書按擬辦意見分別送達(dá)院領(lǐng)導(dǎo)；院領(lǐng)導(dǎo)閱示后的文件，行政秘書依批示，將公文復(fù)印件發(fā)給相關(guān)部門、人員辦理，承辦部門領(lǐng)件人領(lǐng)取件時(shí)，須在登記簿上簽名。同時(shí)，行政秘書應(yīng)對(duì)重要公文的承辦單位、時(shí)限等做出記載，便于催辦，以防漏辦和延誤。
(五)傳閱。公文傳閱應(yīng)遵循如下原則：
1、閱件的傳閱，一般先院主要領(lǐng)導(dǎo)，后其他院領(lǐng)導(dǎo)。
2、辦件的傳閱，一般先院主要領(lǐng)導(dǎo)，后復(fù)印給分管院領(lǐng)導(dǎo)，再其他院領(lǐng)導(dǎo)。
3、傳閱公文由專人負(fù)責(zé)辦理，不得在閱文人之間隨意互傳公文。
4、秘密公文應(yīng)在辦公室閱讀。當(dāng)天未能閱完的，應(yīng)當(dāng)送回辦公室保管。
(六)催辦。對(duì)各類文件的辦理情況，由綜合辦行政秘書負(fù)責(zé)催促辦理，做到對(duì)緊急公文及時(shí)催辦，重要公文跟蹤催辦，一般公文定期催辦，并隨時(shí)或定期向辦公室主任反饋辦理、執(zhí)行情況。
第七章 公文立卷歸檔
第二十三條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。
第二十四條 歸檔公文應(yīng)是原件，如復(fù)印件作為正式文件使用，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制部門印章，視同正式文件妥善保管。
第二十五條 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第八章 附則
第二十六條 本辦法自發(fā)文之日起試行。
第二十七條 本辦法由學(xué)院綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
