園藝學(xué)院黨政綜合辦公室是學(xué)院行政人員履行對(duì)上級(jí)聯(lián)絡(luò)公務(wù)、對(duì)本院進(jìn)行行政和黨務(wù)管理、對(duì)教師提供服務(wù)、對(duì)學(xué)生進(jìn)行育人管理，以及接待外單位來(lái)我院辦事人員的工作場(chǎng)所，是展示學(xué)院教工文明禮貌風(fēng)范的第一道窗口。為維護(hù)學(xué)院良好的精神風(fēng)貌，樹(shù)立行政人員的嶄新形象，規(guī)范行政人員日常行為，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)定。
一、本規(guī)定所涉及的行政人員包括園藝學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子成員和在學(xué)院黨政綜合辦公室從事行政、學(xué)生、教輔管理的全體工作人員。后者稱(chēng)為一般行政人員。
二、全體行政人員在上班期間必須穿戴得體、整潔，注意儀表美觀(guān)，對(duì)衣冠不整者，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)責(zé)令其立即改正。
三、行政人員進(jìn)入其他辦公場(chǎng)所之前應(yīng)先敲門(mén)，必要時(shí)自報(bào)姓名，待聽(tīng)到“請(qǐng)進(jìn)”后方可進(jìn)入。
四、全體行政人員對(duì)來(lái)院辦事的校內(nèi)外所有人員必須熱情接待、禮貌待客、耐心解答和解決各種問(wèn)題。接待領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不卑不亢，禮貌大方；接待來(lái)訪(fǎng)者必須熱情周到，必要時(shí)應(yīng)讓座倒茶，接待院內(nèi)外教師應(yīng)一視同仁，體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)；接待學(xué)生應(yīng)注意不得耍態(tài)度，批評(píng)學(xué)生要注意方式方法。
如果有人到我院辦公場(chǎng)所辦事，行政人員應(yīng)按照“首問(wèn)負(fù)責(zé)制”的要求負(fù)責(zé)接待。即：首位接待人應(yīng)首先起立以示禮貌，并問(wèn)：“你好，請(qǐng)問(wèn)您有什么事情”，問(wèn)清對(duì)方要辦的事情后，如果分管該項(xiàng)事務(wù)的人員在其他辦公場(chǎng)所，應(yīng)回答“請(qǐng)跟我來(lái)”或“我?guī)フ摇痢寥恕保ьI(lǐng)來(lái)人找到有關(guān)當(dāng)事人；如果當(dāng)事人在現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)主動(dòng)示意并由其接待來(lái)人；如果當(dāng)事人不在，首位接待人必須負(fù)責(zé)解答或落實(shí)對(duì)方要辦的事情，不得推諉搪塞，必要時(shí)可請(qǐng)示有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)。
對(duì)本人實(shí)在無(wú)法解決的問(wèn)題，必須誠(chéng)摯地表示歉意，并提出積極的建議，如：“對(duì)不起，請(qǐng)您 （在××?xí)r間）給××人打電話(huà)”或“對(duì)不起，請(qǐng)您明天再來(lái)找××人好嗎”。
五、凡配備辦公電話(huà)的辦公場(chǎng)所都必須做到每盤(pán)電話(huà)至少配備一個(gè)電話(huà)記錄本，打電話(huà)時(shí)必須做到精神飽滿(mǎn)，體現(xiàn)出熱情、真誠(chéng)、和藹，自覺(jué)使用規(guī)范禮貌用語(yǔ)，音量適中，不得拖腔拿調(diào)或大呼小叫。
（一）接聽(tīng)電話(huà)應(yīng)注意的問(wèn)題
1、在正常工作時(shí)間內(nèi)，原則上應(yīng)在電話(huà)鈴響的三聲內(nèi)用左手（左撇子除外）接聽(tīng)電話(huà)，右手持筆準(zhǔn)備記錄；
2、接聽(tīng)電話(huà)不要等對(duì)方發(fā)問(wèn)，應(yīng)主動(dòng)講的第一句話(huà)是：“你好，園藝學(xué)院，請(qǐng)講”。
3、如果對(duì)方要找人，而且所要找的人就在現(xiàn)場(chǎng)，必須問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您是哪一位”。待對(duì)方回答后，說(shuō)：“請(qǐng)稍候”，然后用手捂住聽(tīng)筒通知相關(guān)當(dāng)事人：“××人來(lái)電話(huà)"或“請(qǐng)接××人電話(huà)”。
如果要找的人正在處理公務(wù)（如正在接聽(tīng)電話(huà)），可告訴對(duì)方：“對(duì)不起，××人正在接聽(tīng)電話(huà)，請(qǐng)過(guò)5分鐘再打來(lái)”，并及時(shí)通知當(dāng)事人；如果要找的人不想接電話(huà)，應(yīng)回答：“對(duì)不起，××人不在，請(qǐng)問(wèn)有什么事需要轉(zhuǎn)達(dá)”。
4、如果對(duì)方要找人，但要找的人不在現(xiàn)場(chǎng)，據(jù)你所知也不在其他辦公室，必須回答：“對(duì)不起，××不在，請(qǐng)問(wèn)您是哪一位？有什么事需要轉(zhuǎn)達(dá)嗎”。
5、如果對(duì)方要找人，而且要找的人可能在其他辦公室，必須問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您是哪一位”，待對(duì)方回答后說(shuō)：“請(qǐng)稍候，我去幫你找找看”，并馬上去找有關(guān)當(dāng)事人；如果確實(shí)找不到對(duì)方要找的當(dāng)事人，應(yīng)回答：“對(duì)不起，××人不在，請(qǐng)問(wèn)有什么事需要轉(zhuǎn)達(dá)”，或“對(duì)不起，××人不在，請(qǐng)問(wèn)您有什么事情”。
6、如果對(duì)方要求解答問(wèn)題，接聽(tīng)電話(huà)人應(yīng)負(fù)責(zé)解答對(duì)方的提問(wèn)，或請(qǐng)其他知情人回答，必要時(shí)可請(qǐng)示有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)本人實(shí)在無(wú)法回答的問(wèn)題，必須誠(chéng)摯地表示歉意，并提出積極的建議，如：對(duì)不起，請(qǐng)您（在××?xí)r間）給××人打電話(huà)”或“實(shí)在對(duì)不起，您問(wèn)的問(wèn)題我也不大清楚，請(qǐng)打×××號(hào)碼問(wèn)××”。
7、如果對(duì)方來(lái)電要求轉(zhuǎn)達(dá)或通知有關(guān)事宜，必須馬上在電話(huà)記錄本上做詳細(xì)的書(shū)面記錄，
包括時(shí)間、地點(diǎn)和相關(guān)事宜等詳細(xì)內(nèi)容，要注意問(wèn)清來(lái)電人單位和姓名、對(duì)方電話(huà)或聯(lián)絡(luò)方式，并在事后及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給有關(guān)人員。必要時(shí)應(yīng)重復(fù)所記錄的內(nèi)容，以避免發(fā)生錯(cuò)誤。
8、當(dāng)聽(tīng)不清楚電話(huà)內(nèi)容時(shí)，可告訴對(duì)方：“對(duì)不起，請(qǐng)你大點(diǎn)聲好嗎”或“對(duì)不起，我沒(méi)聽(tīng)清楚，請(qǐng)?jiān)僦v一遍好嗎”。如果對(duì)方重復(fù)，應(yīng)對(duì)此表示感謝。
（二）對(duì)外打電話(huà)應(yīng)注意的問(wèn)題
1、對(duì)外聯(lián)絡(luò)公務(wù)打電話(huà)時(shí)，最好先用免提鍵，撥號(hào)后待對(duì)方接聽(tīng)時(shí)再拿起話(huà)筒，第一句應(yīng) 說(shuō)：“你好，我是園藝學(xué)院的××，我要找X X（或我有××事）”。用電話(huà)通知事情時(shí)，應(yīng)說(shuō)明通知的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)，必要時(shí)應(yīng)重復(fù)一遍。如果要找的人不在，需要接電話(huà)人轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)，應(yīng)問(wèn) “請(qǐng)問(wèn)您貴姓”。
2、對(duì)外打電話(huà)若打不通，下次再撥時(shí)，可先按免提鍵，然后再按重?fù)苕I。
（三）打電話(huà)應(yīng)注意的其他問(wèn)題
1、打電話(huà)時(shí)應(yīng)注意長(zhǎng)話(huà)短說(shuō)，以免占用電話(huà)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。
2、所有電話(huà)打完后，都必須說(shuō)：“再見(jiàn)”。
3、為減少電話(huà)占線(xiàn)時(shí)間，打完電話(huà)應(yīng)先用手按下停話(huà)鍵（音叉），再把聽(tīng)筒放回座機(jī)。
六、每天早上和下午，一般行政人員必須在規(guī)定的上班時(shí)間內(nèi)提前10分鐘到崗，做好清潔和各項(xiàng)準(zhǔn)備工作；中午和下午，各辦公場(chǎng)所均不得提前關(guān)門(mén)（各辦公場(chǎng)所至少要安排一人值班到中午12：00和下午的下班時(shí)間）。
七、全體行政人員有責(zé)任保持辦公場(chǎng)所的衛(wèi)生整潔、通風(fēng)好、無(wú)異味，各類(lèi)物品擺放整齊有序。綜合辦公室安排人員每天上班前負(fù)責(zé)院長(zhǎng)室和書(shū)記辦公室的衛(wèi)生清掃、物品擺放和辦公用品的配發(fā)。
八、全體行政人員在上班時(shí)間不得在辦公場(chǎng)所大聲喧嘩，也不能在辦公時(shí)間聊天（包括用電話(huà)聊天）；不得在辦公室為私事擅自打長(zhǎng)途電話(huà)，上網(wǎng)炒股票、看行情、看電影及錄像或玩游戲；也不準(zhǔn)借職權(quán)之便利用學(xué)院的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)給自己或?yàn)樗烁伤交睢?/P>
九、行政人員在工作期間一律不得飲酒。
不準(zhǔn)任何人、任何時(shí)間在辦公場(chǎng)所從事打麻將、打撲克、下棋等游藝活動(dòng)，也不準(zhǔn)隨地亂丟雜物和隨地吐痰。如果發(fā)現(xiàn)上述行為，任何行政人員都有權(quán)當(dāng)面制止，婉言勸阻。每處辦公場(chǎng)所都必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違反上述規(guī)定，學(xué)院將處罰相關(guān)責(zé)任人。
十、任何人、任何時(shí)間都不得在我院所有辦公場(chǎng)所吸煙，行政人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。我院將在明顯的位置放置“禁止吸煙”警示標(biāo)志；對(duì)外來(lái)人員要吸煙的，行政人員必須提醒看清楚警示標(biāo)志。
十一、一般行政人員必須主動(dòng)向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作要高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的完成。
十二、一般行政人員每周召開(kāi)一次行政辦公例會(huì)，各自總結(jié)上周工作情況并提出需要解決的問(wèn)題。
十三、一般行政人員在工作時(shí)間外出必須按程序請(qǐng)假，說(shuō)明去向或理由，返回時(shí)必須銷(xiāo)假。
十四、一般行政人員必須于接收上級(jí)文件的當(dāng)天，立即將文件送交行政秘書(shū)處登記。辦公室主任批閱后，由行政秘書(shū)送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)傳閱，相關(guān)秘書(shū)按領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)落實(shí)，其結(jié)果要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。對(duì)上報(bào)下發(fā)的緊急通知要在第一時(shí)間傳達(dá)到主管領(lǐng)導(dǎo)本人。
十五、一般行政人員對(duì)教工及家庭中發(fā)生的緊急情況（如發(fā)病、受傷、逝世等）和學(xué)院發(fā)生的其他各類(lèi)突發(fā)事件，要在第一時(shí)間向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)要求到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，按分管權(quán)限主動(dòng)處理。
十六、凡需要上傳到學(xué)院局域網(wǎng)的材料，需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可上傳，并留存一份備案。
十七、對(duì)全體教工的考勤情況，每月匯總一次，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后存檔，同時(shí)將結(jié)果下發(fā)各系通知本人。
十八、要注意保密工作，不該對(duì)外講的不講，不向不認(rèn)識(shí)的人透露學(xué)院的有關(guān)情況和教工的電話(huà)號(hào)碼及家庭住址。
十九、每學(xué)期學(xué)院要為每位行政人員發(fā)一本專(zhuān)用筆記本作為《工作日志》，在每個(gè)工作日，行政人員應(yīng)將與本職工作有關(guān)的重大事項(xiàng)序時(shí)登記在《工作日志》上，以便為學(xué)期末撰寫(xiě)工作總結(jié)積累第一手資料。
二十、本考核辦法自頒發(fā)之日起執(zhí)行。
二十一、本辦法由園藝學(xué)院負(fù)責(zé)解釋和修訂。
